Erste Schritte: Einrichten deiner Integration mit Magicline

Wie sieht der Anmeldeprozess aus:

Um die Integration mit Magicline zu aktivieren, folge bitte diesen Schritten:

Logge dich in dein Magicline-Konto ein.
Rufe die App Store Seite in deinem Magicline-Konto auf und wähle die Urban Sports Club App aus.
Klicke auf „Jetzt aktivieren“, wähle dann deine Standorte aus und stimme den Bedingungen zu.
Das Partner Support Team erhält automatisch deine Aktivierungsdaten und du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail.
Sobald die Integration aktiv ist, erhältst du eine Bestätigungs-E-Mail von unserem Partner Support Team und das Urban Sports Club-Logo erscheint in deiner Liste der Integrationen.

Wenn du mehrere Standorte verbinden möchtest, muss der Aktivierungsprozess für jedes Studio einzeln durchgeführt werden.

Bitte beachte, dass die folgenden Einstellungen vorgenommen werden müssen, damit deine Kurse in deinem Urban Sports Club-Profil erscheinen:

Online-Buchungen aktivieren: Nur Kurse und Kurstermine, bei denen die Option „Online-Buchung genehmigt“ aktiviert ist, werden über die Integration übertragen.
Plane deine Kurse: Die Integration zeigt nur Kurse an, für die mindestens ein geplanter Kurs innerhalb von 1 bis 14 Tagen vor dem Ereignis angesetzt ist.
Aktiviere das „Urban Sports Club“-Kontingent: Um Buchungen von Urban Sports Club-Mitgliedern zu erhalten, musst du das „Urban Sports Club“-Kontingent in deinen Kurseinstellungen festlegen. Dies stellt sicher, dass deine Sportangebote für Urban Sports Club-Mitglieder zugänglich sind. Sobald diese Einrichtung abgeschlossen ist, stehen alle oben genannten Funktionen zur Verfügung.

Zutrittsverwaltung (Access Management)

Wenn du die Zutrittsverwaltung für deine Mitglieder nutzt und über Magicline verbunden bist, ermöglicht diese Integration die folgenden Funktionen für Urban Sports Club-Mitglieder:

Zuweisung eines ID-Mediums

Du kannst einem Urban Sports Club-Mitglied ein ID-Medium zuweisen, z. B. eine Mitgliedskarte oder ein Armband.

Automatische Erstellung von Mitgliederprofilen

Wenn sich ein Mitglied zum ersten Mal über die Urban Sports Club-Integration eincheckt, wird automatisch ein Mitgliederprofil in deinem Magicline-System erstellt.

Verknüpfung des ID-Mediums mit dem Mitglied

Das zugewiesene ID-Medium wird mit dem Profil des Urban Sports Club-Mitglieds verknüpft. Weitere Details findest du in Schritt 3 der untenstehenden Anleitung.

Zutritt nach gültigem Check-in

Sobald das Mitglied sein ID-Medium an deinem Zutrittspunkt scannt, erhält es Zutritt, sofern es zuvor einen gültigen Check-in über den Urban Sports Club QR-Code durchgeführt hat.

Bitte befolge diese Schritte für Urban Sports Club-Mitglieder:

Wenn ein Mitglied zu einem gebuchten Kurs oder zum freien Training erscheint, checkt es zuerst mit dem Urban Sports Club QR-Code ein.
Wenn das Mitglied den allerersten Check-in an deinem Standort durchführt, legt das Urban Sports Club-System automatisch ein neues Mitgliederprofil in deinem Magicline-Konto an. Bitte erstelle kein Profil manuell, da dies zu Problemen führen kann. Falls ein Profil fehlt, wurde es möglicherweise archiviert.
Sobald das Mitgliederprofil erstellt wurde, kannst du dem Profil eine Zutrittsmethode (Armband/Ausweis/etc.) zuweisen.
Das Mitglied kann nun deine Zugangsschranken oder Drehkreuze nutzen.

Dieses Setup stellt sicher, dass Urban Sports Club-Mitglieder – auch ohne direkte Mitgliedschaft in deinem Studio – durch QR-Code-Validierung und Zuweisung eines ID-Mediums sicher und nahtlos Zutritt zu deinem Standort erhalten.

Fehlt dir ein Mitgliederprofil?

Bitte erstelle kein neues Profil manuell, da dies Probleme verursachen kann. Wenn ein Mitgliederprofil fehlt, wurde es möglicherweise archiviert. Überprüfe deine Liste der archivierten Mitglieder und stelle das Profil wieder her, falls du es dort findest. Stelle sicher, dass der Urban Sports Club-Aggregator zugewiesen ist und verbinde die Zutrittsmethode (z. B. Armband) erneut.

Falls kein Aggregator zugewiesen ist, archiviere das Profil und warte, bis das Mitglied erneut eincheckt. Dadurch wird automatisch ein neues Profil erstellt, das du dann mit der Zutrittsmethode verknüpfen kannst.

Einrichten deines Kursplans

In Magicline umfasst das Einrichten eines Kurses zwei wichtige Schritte: das Erstellen eines Kurses und die Terminplanung für diesen Kurs.

Kurs: Dies repräsentiert den Kurstyp und enthält alle wesentlichen Einstellungen wie Name, Beschreibung und Sportkategorie. Ein Kurs dient als Vorlage für die Terminplanung.

Bitte beachte: Die Urban Sports Club App unterstützt derzeit nur Kurse und freies Training. Termine (Appointments), die in Magicline festgelegt wurden, sind für Urban Sports Club-Mitglieder weder sichtbar noch buchbar.

Sobald ein Kurs in Magicline erstellt wurde, musst du deine Kurstermine planen, um diese für Mitglieder verfügbar zu machen. Ohne geplante Termine wird der Kurs nicht bei Urban Sports Club angezeigt.

Um eine ordnungsgemäße Synchronisierung zu gewährleisten, überprüfe immer, ob die Aktivität korrekt konfiguriert ist, bevor du Termine planst. Falls Änderungen erforderlich sind, denke daran, dass Modifikationen an wichtigen Details wie Startzeit, Datum oder Ort dazu führen können, dass der Kurs im Urban Sports Club-System storniert und neu erstellt wird.

Bitte beachte: Um Buchungen von Urban Sports Club-Mitgliedern zu erhalten, musst du das „Urban Sports Club“-Kontingent in deinen Kurseinstellungen festlegen. Dies stellt sicher, dass deine Sportangebote für Urban Sports Club-Mitglieder zugänglich sind. Sobald diese Einrichtung abgeschlossen ist, stehen alle oben genannten Funktionen zur Verfügung. Weitere Details findest du hier.

Einen neuen Kurs in Magicline erstellen

Gehe zu „Kurse / Kursplan“.
Klicke auf die Schaltfläche „Kurs erstellen“.
Gib den Namen deines Kurses ein (z. B. Yoga Flow, Functional Fitness, …).
Lege die Dauer eines Termins fest (z. B. 45 Min.).
Wähle die Kategorie deines Kurses aus dem Dropdown-Menü aus. Die Kategorie bezieht sich auf die Sportart (z. B. Yoga, Fitness, ...).
Wähle eine Buchungsoption:

„Kostenlos buchbar“: Sowohl deine Mitglieder als auch Urban Sports Club-Mitglieder können auf die Kurse zugreifen.
„Buchbar“: Wenn du diese Option wählst, stelle bitte sicher, dass du für jeden erstellten Kurs Urban Sports Club als Kontingent hinzufügst. Andernfalls können Urban Sports Club-Mitglieder keinen Platz reservieren.

Genehmige Online-Buchungen über das Kontrollkästchen „Online-Buchung genehmigt“.

Bitte beachte, dass nur Kurse und Kurstermine, bei denen die Option „Online-Buchung genehmigt“ aktiviert ist, über die Integration übertragen werden.

Bestätige und erstelle deinen Kurs durch Klicken auf „Speichern“.

Deine Kurse planen

Im vorherigen Schritt haben wir einen Kurs erstellt, für den wir nun Termine planen müssen, damit er in deinem Kursplan und deinem Urban Sports Club-Profil sichtbar ist.

Einen neuen Kurstermin in Magicline planen

Gehe zu „Kurse“.
Unter „Kursplan“ und über die Schaltfläche „Kurs planen“ (im oberen rechten Bereich oder in der Mitte) lässt sich ein neuer Kurs ganz einfach planen.

Einrichten von Raum und Plätzen

Diese Einstellung legt die allgemein verfügbaren Plätze für deinen Kurs fest. Bitte beachte, dass du auch Buchungslimits pro Aggregator aktivieren und festlegen kannst, wie viele Plätze speziell für Urban Sports Club-Mitglieder in jedem Kurs verfügbar sind. Weitere Details zu dieser Einstellung findest du in diesem Abschnitt des Artikels.

Wähle den spezifischen Raum oder Bereich aus, in dem der Kurs stattfindet.
Lege die maximale Teilnehmerzahl fest.
Aktiviere bei Bedarf eine Warteliste.

Verwalten der Aktivitätseinstellungen

Lege den Beginn der Kursserie fest (Wann soll dein Kurs beginnen?).
Lege den Zeitraum der Kursserie fest (Wie viele Wochen läuft dein Kurs?).
Lege den wöchentlichen Zeitplan fest (An welchem Tag und zu welcher Uhrzeit findet dein Kurs statt?).

Aktivieren deiner Aggregator-Regeln

Um Buchungen von Urban Sports Club-Mitgliedern zu erhalten, musst du den Urban Sports Club-Kursterminen das Urban Sports Club-Kontingent zuweisen.

Gehe zu Kalender > Kursplan > Wähle einen spezifischen Kursplan aus.
Öffne die Termin-Einstellungen (bearbeite die Kurszeit oder Termindetails).
Scrolle zum Abschnitt „Teilnahmebedingungen“, „Kontingent- / Kapazitätseinstellungen“ oder „Zugangsregeln“.
In diesem Abschnitt kannst du festlegen, welche Produkte oder Kontingente diesen Termin buchen dürfen, wie zum Beispiel:

Mitgliedschaftstypen
10er-Karten
Urban Sports Club (Aggregator)

Wähle „Urban Sports Club“ aus der Liste oder dem Dropdown-Menü aus, um Buchungen durch USC-Mitglieder zu ermöglichen.
Vergiss nicht, deine Änderungen zu speichern.

Voraussetzungen prüfen

Stelle sicher, dass dein Studio bereits mit Urban Sports Club in Magicline verbunden ist.

Gehe zu deinen Kurseinstellungen

Navigiere zu Kurs → Einstellungen und öffne den Bereich „Zusatzdaten“.

Funktion aktivieren

Aktiviere das Kontrollkästchen für „Aggregator-Buchungslimit“.

Urban Sports Club auswählen

Wähle Urban Sports Club aus der Liste der Aggregatoren aus und speichere deine Einstellungen.

Sobald dies erledigt ist, kannst du die genauen Buchungskapazitäten für jeden Kurs festlegen.

Kurs-spezifische Plätze für Urban Sports Club-Mitglieder festlegen

Nachdem die Funktion aktiviert wurde, kannst du die Einschränkungen individuell für jeden Kurs konfigurieren:

Öffne den Bereich „Kurstermine planen“.
Lege die maximale Anzahl an Teilnehmerplätzen und Wartelistenplätzen für Urban Sports Club fest.
Speichere deine Änderungen, um die Limits anzuwenden.

Mit diesen Einstellungen kannst du deine Kapazitäten souverän verwalten und gleichzeitig weiterhin neue Kunden über Urban Sports Club willkommen heißen, was ein reibungsloses Erlebnis für alle Teilnehmer garantiert.

Stornieren und Bearbeiten deiner Kurse

Gehe zu „Kurse / Kursplanung / Kursplan“, um eine Liste deiner Kurstermine zu finden.
Wähle den Kurs aus, den du bearbeiten oder löschen möchtest.
Klicke auf den Reiter „Verwaltung“, um deine Kursdetails zu bearbeiten oder den Kurs zu entfernen.
Vergiss nicht, deine Änderungen zu speichern!

Wenn du einen Kurs löschst, beachte bitte, dass es Unterschiede gibt zwischen

Sportkategorie-Mapping & Synchronisierung

Bei der ersten Verbindung deiner Integration werden deine Sportkategorien den Kursen von Urban Sports Club zugeordnet. Neue Kurstypen müssen manuell von unserem Partner Support Team gemappt werden.

Details zur Synchronisierung

Änderungen an deinen Aktivitäten und deinem Zeitplan können bis zu 30 Minuten dauern, bis sie bei Urban Sports Club angezeigt werden. Folgende Aktualisierungen und Änderungen sind möglich und werden an Urban Sports Club übertragen:

Zeitplanänderungen
Änderungen der Platzverfügbarkeit
Kursstornierungen

Bitte versuche, kurzfristige Kursänderungen (< 2 Stunden vor Beginn) zu vermeiden, da Mitglieder die Aktualisierungen möglicherweise nicht rechtzeitig erhalten.

Wichtig: Bitte beachte, dass die Urban Sports Club-Integration keine Änderungen an Kursstartzeit, Kursstartdatum, Ort und Sportkategorien akzeptiert. Wann immer du eine Änderung an Kursen mit einer der zuvor genannten Variablen in Magicline vornimmst, werden bei Urban Sports Club alle diese Kurse storniert und neu erstellt.

Eine neue Sportkategorie hinzufügen

Wenn dein Vertrag die neue Kategorie unterstützt, werden wir sie innerhalb der nächsten 24 Stunden entsprechend zuordnen. Wenn du deinem Vertrag eine neue Sportkategorie hinzufügen möchtest, kontaktiere bitte das Urban Sports Club Partner Support Team über unser Kontaktformular mit dem Betreff „Fragen zu meinem Vertrag“.

Warum wird mein neuer Kurs nicht angezeigt?

Neue Kurse werden während des nächsten Synchronisierungszyklus abgerufen. Unser System erkennt neue Kurse und markiert sie für das Sportkategorie-Mapping. Dieser Prozess findet täglich statt (außer am Wochenende).

Es kann mehrere Gründe geben, warum dein Kurs nicht bei Urban Sports Club erscheint:

Aggregator-Regeln / „Urban Sports Club“-Kontingent nicht aktiviert: Um Buchungen von Urban Sports Club-Mitgliedern zu erhalten, musst du das „Urban Sports Club“-Kontingent in deinen Kurseinstellungen festlegen.
Online-Buchungen sind nicht aktiviert: Nur Kurse und Kurstermine, bei denen die Option „Online-Buchung genehmigt“ aktiviert ist, werden über die Integration übertragen.
Fehlender Kursplan: Die Integration zeigt nur Kurse an, für die mindestens ein geplanter Kurs innerhalb von 1 bis 14 Tagen vor dem Ereignis angesetzt ist.
Datensynchronisierung: Es kann zu einer Verzögerung bei der Datensynchronisierung kommen. Versuche, das System in Magicline zu aktualisieren, und wende dich an den Magicline- oder Urban Sports Club-Support, falls das Problem weiterhin besteht.

Falls keiner der oben genannten Gründe zutrifft, kontaktiere bitte das Partner Support Team von Urban Sports Club über unser Kontaktformular.

Sonderfälle

Freies Training erstellen

Diese Integration unterstützt derzeit nicht die Erstellung von freiem Training und die Planung von Zeitfenstern für freies Training. Um ein „Freies Training“ zu planen, gehe bitte zum Partner-Portal und erstelle es dort. Weitere Informationen zur Erstellung von freiem Training findest du in diesem Artikel. Ein „Freies Training“ ist erforderlich, wenn du deinen Mitgliedern einen Trainingsbereich (z. B. Fitnessstudio, Schwimmbad usw.) oder Trainingsgeräte zur Verfügung stellst, anstatt nur geplante Kurse anzubieten.

Für diese Fälle haben wir eine neue Art von Event namens „Freies Training“ für das Partner-Portal entwickelt. Für das freie Training gilt:

Urban Sports Club-Mitglieder können ohne Trainer oder Anleitung trainieren.
Du kannst relevante Informationen über deinen Bereich für freies Training in der Einrichtung des freien Trainings angeben.
Für Free Training-Events sind die Trainer-Einstellung und die maximale Teilnehmerzahl nicht anwendbar.
Freies Training wird als ganztägige Aktivität ohne feste Zeiten betrachtet, aber du kannst die Tage und Zeiträume festlegen, in denen Urban Sports Club-Mitglieder bei dir trainieren dürfen.

Online-Kurse anbieten

Wenn du bereits Online-Kurse als Teil deines bestehenden Urban Sports Club-Vertrags anbietest, kannst du nun die Online-Streaming-Integration nutzen, um diese Kurse verfügbar zu machen. Die Synchronisierung erfolgt direkt über deinen Kursplan in deiner Buchungssoftware. Bitte beachte, dass wir derzeit keine neuen Online-Angebote von Partnern akzeptieren, die nicht bereits Online-Kurse in ihrem Vertrag enthalten haben. Bitte kontaktiere das Partner Support Team, wenn du weitere Fragen zu Online-Kursen hast.

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Wenn du weitere Fragen hast, hilft dir unser Partner Support Team gerne weiter. Hast du Fragen zu deiner Urban Sports Club-Partnerschaft? Bitte kontaktiere uns über das Kontaktformular im Hilfebereich deines Partner-Portals oder Partner-Tools.

Bei weiteren Fragen steht dir unser Partner Support Team gerne zur Verfügung. Schreibe uns eine Nachricht über das Kontaktformular unter dem Hilfebutton im Partner Portal oder Partner Tool.